プロダクティビティツール

こんにちは、イチゴイチエです。
ここ兵庫県では、ゴールデンウィーク期間中、去年と同じく緊急事態宣言が発令されています。
私もおとなしく家で過ごして、新型コロナウィルスの終息を願いたいと思います。

さて、前々回の私のブログではプロダクティビティツールの世界を少し紹介しました。
皆さんは何か興味を持たれたものはあったでしょうか。

ひとつのソフトウェアやサービスですべて賄えるものがいい!という考えもありますし、
それぞれの作業に特化したもの、最適化されたものを組み合わせて使うやり方もあります。

そこで今回は、私が日常や仕事でよく使うツール2種を紹介したいと思います。

その1・・Backlog (バックログ)

Backlog

Backlog は、チームでのプロジェクト管理を行うサービスです。
日本のヌーラボという会社から提供されています。
私たちが使っているスタンダードプランを基本として、主な機能・特徴を紹介していきます。

プロジェクト管理

仕事で発生する様々な業務・案件を、プロジェクトとして切り分けて管理することができます。
例えば、お客様から受注した案件ごとにプロジェクトとして作成するのはもちろん、社内の取り組みに対しても
プロジェクトとして切り分けて管理することができます。

これにより、沢山の案件が入り混じっていても正確に情報を管理することができます。

課題とタスク管理

プロジェクトを作成したら、次に課題を登録していきます。
これは様々な使い方ができます。2つの例をあげると

  1. TODOを作成する
    1つにつき平均30分、長くても最長60分ぐらいの作業内容とすると良いと思います。
    作業を登録しておき、完了したら消し込んでいきます。
    自分だけでなく、他のメンバーに割り当てることもできます。
  2. プロダクトに対する課題を作成する
    例えば、システムに不具合があった場合、その内容を記載しておきます
    コメント欄を使ってチームでその課題に対する対応を議論し、対応策を決定していきます
    担当者がその対応を実施したら、その課題を完了にします

前者は作業予定を洗い出してそれを消化させていく使い方、
後者の方は課題に対する議論の場として活用するものになります。

共通するポイントとしては、課題の期間が短期・長期に関わらずしっかり管理できることです。
2つの使い分けですが、これは業務内容によって使い分けが出てくるかもしれません。

私の場合は、後者の方法を使うパターンがほとんどです。
これは後に紹介するもう一つのサービスと関係があります。それは後ほど。

Gitリポジトリ管理

Backlog が優れているのが、単なるタスク管理系のツールだけでなく、リポジトリ管理機能を統合していることです。
全員がエンジニアであれば、いっそ GitHub ですべて完結させることもできるかもしれませんが、
そうでないチームの場合、Backlog のような親しみやすさはとても重要で、そこにリポジトリがあることがとても素晴らしいと思います。

Backlog でリポジトリ管理を行うメリットをまとめます

  • プロジェクト毎に、複数のリポジトリを作成できる
  • 課題とコミット履歴を紐づけることができる
  • メンバーに対してマージリクエスト (プルリク) を作成することができる
  • Gitだけでなく、Subversion を使っているチームでもOK!

その他

Wikiの作成、ファイル共有、ガントチャートなど他に必要な機能はすべて揃っています。
バーンダウンチャートなど、面白い機能もあります。

2段階認証に対応しているのも、セキュリティ面で非常に安心です。
私の場合は Google認証アプリを使った 2段階認証を設定しています。

スマホアプリもあり、これはタイムラインを確認するのに使っています。

また、API連携ができるようになっているので、サードパーティアプリを利用したり
自分で作成することで、よりチームに最適化した状態で使うことができます。

日本発のサービスで、日本人にとって親しみやすい表示となっているのもポイントが高いと思います。

その2・・Dynalist (ダイナリスト)

Dynalist

続いて2つ目のプロダクティビティツールの紹介で、名前は Dynalist といいます。

Rebuild という Podcast で、かの higepon さんが紹介されているのを聞いて
試しに使ってみたところ、とても自分に合っていてそれ以降毎日のように使っています。

これぞプロダクティビティ!ともいえるツールで、シンプルな機能ですが様々な使い方ができます。
私の場合は Dynalist を使って

  • TODO管理
  • ブレインストーミング1 (アイデアの検討・作業のブレイクダウン)
  • ブレインストーミング2 (文書のアウトライン作成)

以上のような用途に使っています。まずは操作感から順に紹介していきます。

シンプルで高い操作性

Dynalist

アプリはブラウザ、PCにインストールしたアプリ、スマホアプリからすぐに起動できます。
フォルダ・ファイル構造で、自分好みの状態でプロジェクトや大項目となる課題を選択します。

ファイルを開いたら、テキストエディターの要領で行ごとに1件のタスクを入力していきます。
テキストを入力してエンターを押せば、すぐに次のタスク入力の状態になります。

Backlog のように作成日時や履歴を管理することはできませんが、
タスク入力にかかる労力、手間が全く掛からないのが特徴です。

しかも単なるテキストエディターではなく、行は階層状態で管理することができるようになっています。
この機能を使って、タスクをグループ化していくことができます。これが2つ目の特徴です。
階層を移動させるのがタブキーひとつでOKで、とても操作性が高いです。

つまり、テキストエディタのシンプルさ・操作性の高さと
階層構造で管理できる柔軟性を高い次元で実現しているわけです。

各行にはチェックボックスを追加することができるので、TODOとして利用できます。
他にもリンクを張ったり、複数行のコメントを書いたり、色を付けたりも可能です。

個人で使う他、チームなど他の人との共有機能があります。

TODO管理

このような操作を使って、TODOを管理していきます。
操作が非常に速いので登録が面倒という気持ちが起きないのがいいですね。

またTODOを階層構造にでき、大項目-項目のように管理することができます。
階層構造は開閉して表示できるので、全体を見渡したり、細部を見たりができます。

私の場合、沢山の課題がフラットに並んでいると思考のじゃまになるので
注目している箇所以外は閉じておくようにしています。

TODOは、年単位・月単位・日単位・プロジェクト単位など
様々な切り口で管理することができますね。

ブレインストーミング1 (アイデアの検討・作業のブレイクダウン)

私はDynalistを使って、アイデアを検討する場合に使っています。
またある仕事をブレイクダウンしていくのも同じ方法でできます。
操作はTODO管理と全く同じです。

タイトルに課題を書き、それについて思いつくことをひたすら入力していきます

最初はフラットに課題をすべて書いていき、一通り書き終えてから、グループ化や階層構造に整理していきます。
更にグループ毎に内容を見直していくと、後からアイデアが出てくることがあります。

以前はマインドマップツールを使っていたこともあったのですが、
どうしても見た目を美しくしたいという意識が働いてしまい、
アイデア検討を行う意識がどうしても散漫になりがちでした。
こちらは見た目はシンプルなので、本来やりたいアイデア検討に集中できますね。

ブレインストーミング2 (文書のアウトライン作成)

ブログの文章のように、わりと長めの文面を考える場合は、
最初に章-節の状態で文章の構成(アウトライン)を考えておき、
それを埋めていく方法で文章を作成すると良いと思います。

これは2通りの方法を使っていて、

  • 断片的なアイデアを書いておき、後から章・節に整理する
    (ボトムアップ。アイデアの検討と同じ方法)
  • 全体のストーリーを起承転結で考えてから、内容を肉付けする
    (トップダウン)

以上のどちらかの方法を使って、アウトラインを作成しています。
後は Dynalist を見ながら、章・節ごとに具体的な文章を書きあげていきます。

いきなり文章を考えようとしても全然言葉が出てこなかったりしていましたが
アウトラインを決めておけば、思考がその内容に集中できるので効率よく書くことができるようになりました。

また話が脱線して戻ってこれなくなったりすることがありますが、
これを使えばアウトラインが決められているので安心です。

「考える」ことを助けてくれるツール

紹介したように、Dynalist は単にやることを管理するだけでなく、
自分が何かを考えるときにそれを助けてくれる、クリエイティブなツールだと思います。

  • 考えることに集中させてくれる
  • 考えたことを整理してくれる
  • 大枠をとらえつつ、細かい部分の詰めができる
  • 思考をチームで共有する

Dynalist は私にとって、これまで体験したことのない感覚、新しいプロダクティビティツールです。
皆さんも Dynalist を使って、自分のアイデアや夢を実現してみてはいかがでしょうか?

まとめ

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